Una de las numerosas responsabilidades que poseen quienes dirigen empresas que venden en el comercio minorista, es velar por un correcto almacenamiento de sus productos, ya que una gestión transparente y eficiente de sus existencias es primordial para evitar pérdidas importantes en las utilidades de la compañía.
Por esta razón, cobra especial relevancia mantener un control efectivo de las actividades relacionadas con este tema, que va desde las existencias en el punto de venta hasta lo que se encuentra almacenado en bodega, sobre todo, cuando se trata de productos que poseen una rápida caducidad, como es el caso de los alimentos.
Recordemos que uno de los principales problemas de esta industria nace precisamente debido a que la vida útil de sus artículos suele ser menor a la de otras mercaderías, por lo que mantener un inventario actualizado, tanto en el punto de venta como en la bodega, es vital para disminuir las mermas.
“La finalidad y el beneficio primordial de este control es facilitar las operaciones a las compañías y negocios para impulsar la venta de productos y servicios, equilibrando las tareas para atender la oferta y la demanda”, expone High Potential Development Center (Hipodec) de la Universidad Panamericana.
Ventajas de una buena gestión de inventario en bodega/punto de venta
De acuerdo a la plataforma de comercio electrónico shopify.com, una buena gestión de inventario permite aumentar las ganancias de una compañía gracias a estos beneficios:
Evita el deterioro de productos: si se venden productos que tienen fecha de caducidad (como comida o maquillaje) hay una posibilidad real de que dañe al consumidor final si no se vende a tiempo, por lo que una efectiva gestión del inventario ayuda a evitar este problema.
Evita las pérdidas: en ocasiones, las pérdidas no solo significan productos que superaron su periodo de caducidad, sino que puede deberse también a que están fuera de temporada o que por alguna razón ya no sean atractivos para los shoppers. Sin embargo, teniendo un mayor control sobre tus inventarios, puedes sortear este bache.
Ahorro en costos: almacenar productos a menudo significa un costo variable, por lo que puede fluctuar en función de la cantidad de productos. Cuando guardas demasiados al mismo tiempo o acabas con un insumo que resulta complejo de mover, tu costo de almacenamiento se dispara. Pero, un buen manejo de tu registro te ayudará a disminuir gastos en este ítem.
Pero también, tener un exhaustivo control de tu inventario, ya sea de bodega o punto de venta entrega mayores ventajas al desarrollo de la empresa, como: conocer los productos existentes, sus ventas y valor, lo que permite una mejor toma de decisiones; además de entregar una mejor experiencia de compra al cliente, ya que se sabrá cuáles son los productos que no pueden faltar en la góndola.
Por otro lado, si puedes garantizar que la gestión de tu inventario sea en tiempo real, puedes reducir posibles robos hormigas o mermas, detectar qué productos están a punto de caducar y de esa forma, puedes organizar ofertas o promociones para liquidar esos artículos.
La importancia de contar con un buen software de gestión
Por un lado, no solo basta con tener un control de inventario, porque si hay un manejo deficiente, de igual manera pueden haber consecuencias negativas. De hecho, según datos publicados por la Secretaría de Seguridad Pública de la Ciudad de México en 2017, las empresas pierden hasta 14 mil millones de pesos al año por sustracción de mercancía o violación a contratos de confidencialidad.
Según la Revista Énfasis, la visión de las empresas en relación a los inventarios debe cambiar, debido a que un mal manejo puede incluso llevar a una compañía a la quiebra, porque en ocasiones, se produce un quiebre de stock o algunos productos caducan en almacén hasta quedar obsoletos.
A eso se le suman los espacios inadecuados o insuficientes, el desconocimiento de los productos y sus cuidados, el acceso de personas ajenas al área, registros de mercancía incompleta y el cambio de lugar de los productos.
Por lo mismo, contar con un software que ayude a llevar un control de inventarios es fundamental, pues contribuye a tener un manejo efectivo de tu mercancía a través de:
- Generación de reportes sobre la existencia de productos.
- Asignar a cada producto un SKU.
- Realizar ajustes automáticos de entradas y salidas.
- Llevar un seguimiento preciso de la mercancía, al conocer su unidad de medida, series, lotes, entre otras características.
En última instancia, cuando se posee un sistema sólido, respaldado por un software especializado en estas tareas, se puede conocer exactamente la cantidad de productos que maneja tu empresa y, con base a las ventas, se puede proyectar cuando te vas a quedar sin existencias, por lo que puedes anticiparte y cumplir con tus pedidos.
En esa línea, contar con una buena plataforma trae además beneficios muy significativos ya que permite tener un control en tiempo real de todos los productos que se comercializan y debido al orden que brinda esta tecnología, ya que permite generar una buena planificación, manteniendo el equilibrio de la oferta y demanda, y de esta manera, minimizar al máximo las pérdidas.
Además, contar con un programa especializado ayuda a la compañía a conocer con qué frecuencia se venden sus productos, lo que ayuda a mantener el stock justo, y por lo mismo, optimizar el control de sus bodegas.
Finalmente, contar con una plataforma de gestión no solo asegura que el consumidor final siempre encontrará tus productos en el punto de venta, sino que también te ayuda a planificar con anticipación la producción necesaria para responder a la demanda, manteniendo así tu presencia en las góndolas, y por ende, en la mente de tus potenciales compradores.
