Gran parte de las empresas que comienzan sus operaciones utilizan Microsoft Excel para llevar adelante su gestión, al ser una muy buena herramienta y que, en la mayoría de los casos, no posee un alto costo. Por estas razones, Excel se ha convertido en un sinónimo de optimización de inventario y planificación de demanda, sobre todo, para quienes comienzan su trabajo como proveedores para el Canal Moderno.
En ese sentido, las plantillas de gestión de inventario han resultado ser eficaces, ya que permiten incluir columnas clave para los SKU’s, descripción del producto, precio, costo o valor, stock disponible, cantidad que se debe pedir, cantidad vendida, fechas, entre otros. En ese sentido, la versatilidad del software de Microsoft ayuda bastante en esta tarea.
Sin embargo, a medida que la empresa asume nuevos desafíos y adopta una estrategia para potenciar su crecimiento, esta plataforma puede generar más problemas que soluciones, ya que sus plantillas están diseñadas para funcionar con una cantidad reducida de productos y variantes, lo que podría complejizar ciertos procesos. Y si se considera la gran cantidad de datos que maneja una empresa de retail, su gestión puede volverse engorrosa y propensa al error, dificultando un análisis rápido y oportuno.
Estos problemas son sumamente graves en un sector tan dinámico como el Canal Moderno, donde el tiempo y la información son claves a la hora de tomar decisiones que potencien las ventas, por lo que confiar el futuro de su negocio a una hoja de cálculo debido a su bajo costo, podría ser “pan para hoy, hambre para mañana”.
Cinco riesgos en el uso de Excel
Sin embargo, estos no son los únicos riesgos que podría enfrentar en relación al uso de Excel para la gestión de su inventario. A continuación, te contamos de cinco problemas asociados al uso de esta plataforma que podrían perjudicar a su empresa:
- Errores y sus repercusiones: Con el uso de Excel, cometer un error en una fórmula o celda está a solo una tecla de distancia. Y si consideramos que en su hoja de cálculo pueden coexistir múltiples fórmulas y cifras, la posibilidad de que hayan errores en sus datos crece de manera exponencial.Además, hay una serie de variables que pueden inducir a equivocaciones, como las celdas ocultas o que en una empresa se trabaje con distintas versiones de Excel, las que no siempre son 100% compatibles.
De hecho, uno de los casos emblemáticos al respecto es el de JP Morgan Chase: debido a un error en una hoja de cálculo para modelar el riesgo, le significó una pérdida de 6 mil millones de dólares, y por si eso no bastara, al pago de otros 600 millones en multas.
Aunque es muy fácil errar en Excel, lo verdaderamente complicado es encontrar las equivocaciones en hojas de cifras y fórmulas. Si bien, se podrían realizar auditorías de forma constante para corroborar que las planillas de gestión de inventario estén correctas, lo cierto es que es un proceso muy demoroso y agotador, por lo que no resulta una solución a largo plazo.
- Información sin actualizar: Uno de los grandes problemas que posee Excel, es que no es una herramienta de gestión de inventario en tiempo real, por lo que si necesita contar con información actualizada, tiene que esperar que un analista introduzca los datos a la plantilla para poder acceder a ellos.Sin embargo, para quienes trabajan con el Canal Moderno, no contar con la data en tiempo real puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza, debido a que pueden existir quiebres (agotes) de stock, o un exceso de productos, lo que repercute en una pérdida en la capacidad de reacción y por consiguiente una disminución en las ventas.
- Pérdida de tiempo en tareas operativas: sin duda, Excel puede ser sumamente útil a la hora de emplear fórmulas sencillas para calcular de manera automática la información sobre ventas y beneficios, pero para poder elaborar un informe que se base en estos datos, tendrá que corroborar de manera constante que los datos consignados correspondan a la realidad.Por otro lado, limpiar la planilla y validar los datos para crear gráficos que acompañen a estos informes puede convertirse en una pesada y extensa tarea, que puede llevar a que las personas le dediquen más tiempo en procesar una hoja de cálculo que en elaborar nuevas estrategias para sacar adelante el negocio.
- Dificultad para consolidar: otro de los inconvenientes que muchas personas tienen con el software de Microsoft es que no les permite analizar datos históricos. Y si bien, eso no es complicado para una empresa que recién está comenzando, a medida que el negocio vaya creciendo, va a necesitar de esa información para ir analizando qué estrategias son exitosas y adoptar una mejor planificación para su futuro.Sin embargo, al no contar con esa data, todo ese proceso se vuelve más difícil y adoptar un lineamiento sin conocer la historia puede significar la repetición de yerros que pueden volverse fatales para el porvenir de la empresa.
- Mayor vulnerabilidad: aunque Excel se ha ido optimizando con funciones que permiten modificar en la nube, lo cierto es que la mayoría de los usuarios tiende a respaldar sus hojas de cálculo en sus propios equipos. Entonces, eso puede generar baches en la gestión, ya que no siempre la hoja de cálculo que esté en la nube va a ser la que tenga las últimas actualizaciones. Por otro lado, la seguridad de la información dependerá del resguardo que tenga el equipo de trabajo, lo que puede significar un riesgo para la empresa.
La importancia de contar con una herramienta de gestión
En resumen, si una empresa ha comenzado a proyectarse en el futuro, se tendrá que considerar los pro y los contra que ofrece Excel a la hora de gestionar inventarios medianos o grandes, ya que actualizar cientos y miles de columnas con cifras o fórmulas puede convertirse en una labor demasiado complicada y laboriosa.
En esa disyuntiva, si se necesita gestionar el inventario de productos en distintos puntos de venta y en tiempo real, podría evaluarse la posibilidad de contar con la colaboración de una herramienta especialmente diseñada para ese trabajo, lo que permitirá potenciar las ventas, además de ahorrar tiempo y dinero a largo plazo.
¿Puedes gestionar tu empresa utilizando Excel? Es probable que la respuesta sea sí. Pero, si ya has experimentado uno de los cinco problemas expuestos en este artículo, entonces deberías sopesar la opción de actualizar tu gestión con una plataforma como InStoreView. Si aún tienes dudas, te invitamos a presionar este link y probar una demo de forma gratuita.
