El agotamiento de productos es uno de los grandes problemas que sufren quienes trabajan en la venta minorista, por lo mismo, es común que se destine mucho tiempo y recursos para evitarlo. Sin embargo, hay factores internos o externos que pueden causar este inconveniente, a pesar de todas las previsiones: el ajuste de inventario, una deficiente predicción de la demanda o retrasos en la entrega de los productos a las cadenas son algunos de los motivos por los que se produce la falta de productos en la góndolas o bodegas.
También, afectan a los inventarios pequeños detalles como la ubicación del producto en las góndolas o si está bien puesto el precio, tarea de la que se encarga el equipo trade marketing y que evita confusiones para el consumidor, pero de igual forma caer en un error es inevitable. Una mínima alteración repercute tanto el orden de los informes como en la decisión de compra.
La estacionalidad igual es relevante, durante una fecha importante para el retail como Navidad o Año Nuevo, las estimaciones de venta alteran el inventario sin poder reponer a la velocidad necesaria para que no se agoten.
Todas estas variables están relacionadas a la visibilidad de tus productos en las tiendas, la capacidad de monitorear el avance de las ventas y ejecutar acciones en el tiempo correcto.
Por eso, indiscutiblemente, tener actualizados los inventarios facilita alcanzar un buen control de las ventas, una situación que se puede prever gracias a una buena administración de los datos. Conectar con la información del equipo de trade marketing, la realidad en bodegas y la cantidad de productos en los pasillos de las tiendas a las que vendes.
Sin ir más lejos, los expertos de ECR Europe (Efficient Consumer Response), indican en el estudio “Causas y efectos del quiebre de stock en la cadena de suministro” que casi el 75% de los agotamientos de productos son causados por errores en la tienda.
El informe también muestra que dentro de las causas que origina esta situación el 34% corresponde a errores en la reposición a los distribuidores, el 25% debido a fallos a la hora de reponer los estantes y un 13% son falencias cuando se realizan las previsiones.
Recomendaciones para evitar el agotamiento de productos
Ya conoces de dónde provienen las principales causas del agotamiento y su repercusión en tus resultados directos de las ventas. Sin embargo, esta situación es evitable si tomas en consideración estas recomendaciones:
Mejorar la recolección y análisis de datos
Buscar la información correcta y llevarla a tiempo a tu equipo ya no requiere que pases horas y horas preocupándote de quienes descargan la información desde los portales B2B.
La tecnología ha hecho que este aspecto crítico en la mejora de los inventarios sea cómodo y práctico, gracias a la existencia de softwares de gestión de datos, que te permiten contar en con la data homologada diariamente.
De esta manera, abarcas la panorámica completa para llevar a cabo los análisis de las transacciones de punto de venta, tasas de devolución, datos de ventas cero, datos de ajustes de la tienda, incluso, la detección de vacíos.
Al usar la tecnología para mejorar la forma de recopilar la información centras tu trabajo en el análisis, dejando de lado el desgastante proceso de transformación de “data cruda”, para que, de esta forma, estés exclusivamente esforzado en orientar tus estrategias en pro de mayores oportunidades de ventas.
Contar con datos precisos, confiables y en tiempo real, te permite desechar ideas preconcebidas sobre las pérdidas y detectar problemas que antes eran desconocidos. Sin embargo, es fundamental que las empresas proveedoras del retail amplíen la realidad que muestran los datos con información extraída directamente desde el punto de venta.
Ampliar la visión del panorama en tiendas
En primer lugar, la recolección de datos es fundamental para tener una visión general de lo que ocurre en las góndolas y pasillos de las tiendas. Contarás con información confiable, oportuna y precisa para tu equipo, haciendo más eficiente la toma de decisiones.
Revisa bien si tus planillas están separadas por artículo o por tienda, con métricas homologadas e información actualizada. El orden en los inventarios sumará mucho a la solución y verás con claridad el panorama completo. De esta manera, al llevar una prolija recolección de datos, tanto tu equipo en las oficinas y en terreno tendrán a disposición los mismos conocimientos de lo que ocurre en las tiendas.
Aconsejarte a enfocar tu estrategia en pronosticar las pérdidas es lo más evidente, pero para dar con estas predicciones de ventas, antes debes poner atención a lo que empiezan a decir los números.
La información de los inventarios se encuentra encima de mesa y para evitar al máximo el agotamiento tienes que enfocarte en ampliar el panorama de las tiendas donde se vende tu producto.
Una buena opción para comenzar a ordenar los inventarios y dar solución a esta problemática es el recuento de ciclos regulares en las tiendas con tecnología, por ejemplo, incorporando la identificación por radiofrecuencia (RFID), a través de una herramienta de gestión de datos que brinde una constante visibilidad de lo que ocurre en los pasillos de las tiendas.
Sin ir más lejos, en México la adopción de tecnología RFID le ha significado un salto a sus empresas, así fue el destacado caso de Dalfiori, una pyme que comercializa en tiendas departamentales como Liverpool con gran éxito.
La empresa buscaba optimizar los procesos de salida e ingreso de sus productos en almacenes, perfeccionar los inventarios y monitorear de forma efectiva los embarques a los diferentes puntos de venta. Gracias al uso de tecnología consiguió acelerar su demanda y registrar correctamente sus ventas.
Eso sí, Shakib Kuri Herrera, gerente de operaciones Dalfiori, explicó que para quienes estén interesados en invertir en software de gestión “deben documentarse y capacitarse para evitar cometer errores y gastar más dinero del necesario”.
Poner el foco en el seguimiento
Igualmente, no todo está en mantener la cabeza en los análisis y los números, también involucra ver el comportamiento de los pedidos o los niveles de inventario ¿en general varían o son constantes?
Puedes usar la tecnología a tu favor, compatibilizando la integración y sincronización de la data, lo que te permitirá implementar estrategias vanguardistas para potenciar tus ventas.
Las grandes compañías hacen un monitoreo a través de softwares para la actualización automática de su inventario en los diferentes canales, acaparando toda la información en un solo lugar, al que sus equipos pueden acceder para revisar el comportamiento.
De esta manera, monitorear se convierte en una tarea sencilla y rápida, pero lo mejor es que permite mantener el control.
Lograr una buena coordinación
La gestión del inventario es clave para evitar el agotamiento, y aunque depende en gran medida de la información que recolectas de manera periódica con tus equipos, para lograr un monitoreo óptimo se requiere de un mayor esfuerzo.
Así lo entendió Timothy Cook, CEO de Apple, quien señaló que “el inventario es fundamentalmente malvado”, cuando la compañía empezaba a experimentar su etapa de expansión y que, en la actualidad, realiza 75 rotaciones de inventario al año, lo que significa que cada cinco días repone el stock.
«Quieres administrarlo como si estuvieras en el negocio de perecederos, si se pasa de la fecha de consumo preferente, tienes un problema», explicó Cook.
Siguiendo su filosofía de sumo cuidado con los inventarios, cuando debas calcular el reabastecimiento, asegúrate de conocer bien la demanda para responder a tiempo con las grandes cadenas del retail.
Si tienes los datos frescos en tus manos, la negociación de plazos de entrega, así como también las condiciones en el acuerdo, podrán generar una buena coordinación en la cadena de suministro y evitar el agotamiento.
Conclusión
Cuando los shoppers no encuentran tus productos a causa del agotamiento pierdes oportunidades de venta. Por esta razón, detectar dónde se ubican los espacios desperdiciados y obtener soluciones concretas deben ser parte de tu plan de mejoramiento de las ventas.
Y si bien, es cierto que el trabajo de un directivo consiste en conocer todo lo que ocurre luego de cerrar el acuerdo proveedor-cadena, gracias a las herramientas de gestión de datos, puedes mejorar tus análisis para evitar problemáticas como el agotamiento de productos. Guiado en la confianza que entregan las herramientas de gestión de datos, puedes sacar partido ante tu competencia con buenos análisis para evitar el agotamiento de los productos.
Además, vas a conseguir mejores resultados a la hora de saber lo que ocurre en las góndolas, mejoras en la planificación, monitoreos constantes y coordinando de forma eficiente y efectiva.
