La gran cantidad de información que existe en la actualidad es un reto para las empresas que encuentran cada vez más dificultades para gestionarla para la mejor toma decisiones. La tecnología está siendo utilizada para automatizar tareas y reducir la necesidad de mano de obra humana, pero ahora también enriquece todo el proceso de la organización, contribuye para la optimización de las actividades, elimina barreras de comunicación, entre otras ventajas. El software de gestión (como Pabis Connect) ha estado jugando un papel clave en ayudar a los gerentes a tomar decisiones asertiva y conscientemente.
Ventajas que proporciona la tecnología en tiempo real en la toma de decisiones:
1.-Información en tiempo real: la capacidad de acceder a información en tiempo real lo cambia todo porque es la garantía de que siempre se trabaja con base en la información más actual que existe. La toma de decisiones se hace más sencilla sin recurrir a informes extensos o obsoletos. Con esta información presentada con analíticas tan accesibles, la probabilidad de que la toma de decisiones sea errada es casi nula, lo que aumenta la eficiencia del negocio drásticamente.
2.-Creación de alertas de negocio: estos softwares de gestión de la información en tiempo real habilitan la definición de alertas de negocio que notifican a los integrantes clave de los equipos de gestión, acerca de cualquier situación anormal que requiera de su atención. De esta maneja, los equipos estratégicos, e incluso, los operativos pueden realizar sus tareas de cada día a día de manera más relajada y concienzuda, conociendo que serán alertados cuando exista una desviación del plan, lo que permite la toma de decisiones, adoptar medidas correctivas de inmediato, mejorando la resolución de los problemas.
3.-Movilidad que facilita el seguimiento: supervisar el estado de la organización a través de un dispositivo móvil, incluso el teléfono inteligente, permite que haya gran proximidad y eficacia para gestionar el negocio. Cada vez más actividades de operación se pueden seguir y activar a través de éstos (leer y enviar correos electrónicos, instrucciones, transacciones bancarias, etcétera). La disponibilidad de información en tiempo real en dispositivos móviles anula la pérdida de tiempo en la toma de decisiones.
4.-Gestión más dinámica: los datos disponibles en tiempo real permiten un análisis instantáneo y hacen con que las decisiones tomadas sean soportadas en datos, inmediatas y eficientes.
5.-Percepción inmediata de desviaciones: la información en tiempo real nos informa en el momento sobre el estado de las cosas, lo que nos permite detectar con antelación lo que ni está marchando bien, por lo que es posible actuar para ajustar la situación. Con este nuevo modelo de gestión, no es necesario recurrir a informes antiguos para averiguar por qué algo ha ido mal. Los sistemas nos alertan inmediatamente.
Perspectivas de la tecnología en la toma de decisiones:
La tecnología ha cambiado la forma en que vivimos y también la forma en que trabajamos. Con la tecnología es más fácil acceder a la información y a la toma de decisiones informadas para permitir a la empresa lograr el éxito, siendo una de las herramientas indispensables para la toma de decisiones dentro de las empresas. Si se usan de forma inteligente, pueden significar el siguiente paso en su nivel de competitividad.
Hay una gran cantidad de datos que se generan constantemente, por ejemplo, a través de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o los gestores de relaciones con clientes (CRM). El análisis de toda esta información en tiempo real puede orientar las acciones de las organizaciones hacia la resolución de problemas, optimización, gestión de recursos, automatización de procesos y/o tomar mejores decisiones.
La principal dificultad que enfrentan las empresas es que en una gran mayoría de los casos, no se explotan adecuadamente o en todo su potencial las herramientas, la información que procesan y generan, y los análisis no se hacen de forma pertinente. Dado este panorama que no es extraño en las organizaciones, el objetivo debe ser contar, no solo con herramientas de recolección, tratamiento, análisis y gestión de todos los datos generados, también asegurar su uso completo para coadyuvar con una correcta toma de decisiones.
Áreas donde mejor trabaja la tecnología en la toma de decisiones:
Dentro de las diferentes áreas de las empresas existen procesos que se ven beneficiados con el manejo adecuado de la información generada y serán cada vez más:
- Optimización de recursos: Para mejorar la competitividad de cualquier organización es necesario obtener el mayor beneficio, con la menor cantidad de recursos, sean tecnológicos, financieros o materiales. Identificar aquellas áreas o procesos innecesarios, tiempos muertos o retrasos por mala planeación, permite sacar el mayor provecho a todos los recursos y tomar mejores decisiones.
- Agilización de procesos: Los ERP y las herramientas de gestión de información de sell out como soporte del estado de la demanda (Pabis Connect), generan datos que permiten identificar cómo se encuentra el inventario y cuándo será necesario reponer productos, tanto en almacén como en las cadenas de suministro. Hacerlo de forma oportuna, reducirá tiempo de espera, y hará todo el proceso mucho más dinámico. Otras áreas en las que se incide son, por ejemplo, en la administración de gastos, programación de flujos de caja y, como mencionábamos en actividades con relación a los clientes. El objetivo es disminuir el tiempo, la toma de mejores decisiones, reducir errores, identificar riesgos y eliminar obstáculos que entorpezcan la productividad.
- Automatización de tareas: Las tareas repetitivas pueden automatizarse para que el personal que se dedicaba a ellas se enfoque en otras mucho más relevantes. Esto es muy claro cuando hablamos de herramientas como los CRM ayudan a mantener la comunicación con los clientes, agendar citas o enviar correos de recordatorio sin que el personal de ventas esté dedicado enteramente a ello y, en cambio, se dediquen a atraer nuevos clientes o llevar a cabo más cierres.
- Reducción de costos: Una vez que se han automatizado tareas menores y repetitivas a través de las herramientas de gestión de información, análisis y pronóstico, que se han optimizado los recursos de la empresa y han comenzado a agilizarse todos los procesos, tomar decisiones será mucho más fácil, y esto también tendrá un impacto directo en la reducción de costos.
- Incremento de la rentabilidad: si la empresa se vuelve mucho más eficiente y los procesos son más fluidos, también implica que habrá un incremento en las ganancias, independiente del gasto que pueda representar la inversión en tecnología.
5 herramientas para la toma de decisiones:
Una vez que se cuenta con información procesada, homologada, enriquecida, en una plataforma analítica clara y completa, el siguiente paso es analizarla con profundidad. Para ello, existen diferentes herramientas con las que se puedan tomar mejores decisiones:
1.-Análisis FODA. Un clásico ya para identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que es indispensable para saber cuál es el siguiente paso en la toma de decisiones. El análisis FODA es importante porque refleja el momento actual en el que se encuentra la empresa y cuáles son las amenazas tanto internas, como externas que podrían arriesgar su continuidad, así como las oportunidades que puede aprovechar para su crecimiento.
2.-Matriz de decisión. Usando esta herramienta, las compañías pueden identificar todas las alternativas que posee intrínsecamente una decisión y realizar una evaluación completa para determinar cuál obtendrá los mayores beneficios. La toma de decisiones se basará en aquellas alternativas que generen más valor para las compañías.
3.-Árbol de decisión. Esta herramienta es la mejor cuando una decisión puede arrojar diferentes resultados y depende de que ciertas variables o escenarios se presenten, para así tomar una decisión subsecuente. Para plantear los posibles resultados, se requiere de un análisis probabilístico y estadístico sobre la ocurrencia de determinado evento y proyectar los pasos a seguir.
4.-Análisis de Pareto. El mejor momento para aplicar esta herramienta es cuando hay una gran cantidad de decisiones que tomar y se debe priorizar lo más importante y urgente. Con ayuda de este tipo de análisis, se determina cuáles son las decisiones que tienen un mayor impacto o más beneficio, para empezar por ellas y enfocar a la organización.
5.-Workflows. Esta herramienta identifica cómo fluyen los procesos dentro de la organización, permitiendo saber cuáles son los que se repiten continuamente y que no requieren la intervención humana. Aquí es donde encaja un software de gestión para hacer más eficientes este tipo de procesos.
Como habrás notado, son muchos los beneficios que las herramientas de gestión proveen en la toma de decisiones. Es por ello por lo que cada vez más empresas invierten en la transformación digital para todas las áreas de la organización. Deja que la tecnología se convierta en el factor que genere la madurez analítica y guíe la toma de decisiones en tu empresa. En Pabis Retail tenemos herramientas que te ayudarán a conseguirlo.
En Pabis Retail te ayudamos a convertir tus datos de retail en ventas y rentabilidad
¡Conócenos y solicita una demo! da clic aquí
