Category Management es, probablemente, uno de los conceptos más emergentes y de mayor influencia en los actuales departamentos de compras. En este contexto, el category management. hace referencia a la gestión y previsión de las categorías de productos a comprar, buscando generar un mejor rendimiento y ganancias usando diversas estrategias.
De la mano de este concepto, sobresale un nuevo perfil profesional directamente relacionado con estas prácticas en el área comercial llamado Category Manager, cuya función principal está enfocada en aplicar la mejor y más efectiva estrategia que se pueda lograr bajo las mejores prácticas del Category Management en los departamentos de compras.
La gestión de categorías proporciona un enfoque estratégico que incide en la reducción del costo de las transacciones de bienes y servicios, minimizado el riesgo en la cadena de suministro, aumentando el valor general de la operación y un mayor control e información acerca de los proveedores.
Definición estratégica efectiva del Category Management en los departamentos de compras ¿vale la pena?
La gestión de categorías representa un enfoque totalmente diferente de la negociación. La implementación de este proceso puede ser compleja al principio, pero una vez integrado, los resultados serán más que satisfactorios.
Las tecnologías van de la mano de las funciones presentes y futuras de los departamentos de compras. Es por esto que una definición estratégica efectiva del Category Management en esta área de la empresa, es una opción cada vez más común, siendo que coadyuva a desarrollar de manera profesional la transformación digital en dichos departamentos.
La razón principal para la introducción de un sistema Category Management, es que no todos los artículos o productos, son igualmente importantes para una empresa desde el punto de vista de ingresos, costos y, por lo tanto, rentabilidad.
La planificación estratégica de compras basada en metodologías de acción CatMan (Category Management) genera un gran valor y varios beneficios:
- Tareas como el intercambio de datos de previsión, los requisitos para la operación y la estandarización de especificaciones, influyen directamente en un menor volumen de costos fundamentales.
- Las mejoras en los procesos de producción y la cadena de suministro ayudan a reducir los requisitos de inventario y el gasto de capital.
- Mejora de la calidad de la entrega del producto / servicio, debido a la reducción del tiempo de acceso a los productos y a la planificación de la previsión.
Pasos clave para desarrollar de manera efectiva un sistema de “Category Management”
Para los departamentos de compras es vital conocer lo siguiente:
- El tipo de productos que poseen, sus características, precio, proveedor, previsión de compras, importancia, etc. La definición estratégica efectiva del Category Management en los departamentos de compras, permite una mejor organización basada en prioridades con el fin de atender mejor a las necesidades, no solo las puntuales, sino las de medio y largo plazo.
- Un sistema CatMan tiende a categorizar los distintos productos que una empresa adquiere. En el caso de los departamentos de compras identifica, define y organiza aquellos productos adquiridos para su comercialización.
- Lo sistemas CatMan son flexibles y se pueden adaptar a todo tipo de negocios y objetivos, tanto para departamentos de compras como de ventas, así como proveedores.
Existen una serie de pasos clave que contribuyen a un profesional y efectivo desarrollo de un sistema de Category Management:
Definición de Categorías
Category Management, como su nombre indica, es un sistema basado en categorías y las éstas son la pieza básica de todo el proceso. El objetivo de la definición de categoría es determinar los SKU específicos (unidades de mantenimiento de inventario) que conforman una categoría. Las unidades de mantenimiento de inventario definen y representan un artículo específico almacenado y/o exhibido en una determinada posición. La categoría debe responder a las necesidades, preferencias y conveniencias tanto de la empresa como del cliente final.
También es muy frecuente aplicar en una jerarquía de categorías, que es un proceso que agrupa categorías y subcategorías en súper grupos. De esta manera es mucho más sencillo y eficiente analizar mejor el rendimiento de un producto dentro de una categoría y súper grupo, siendo parte activa en la definición estratégica efectiva del Category Management.
Los roles de categoría van un paso más allá en el detalle de la categoría de los productos. Incidir en el rol de la categoría ayuda a priorizar el producto, posiciona a la categoría dentro del conjunto y permite definir la ubicación estratégica de estos productos.
Roles de Categoría
Los principales roles de categoría son:
- Categorías de Destino. Productos dirigidos a ofrecer un valor esencial a clientes específicos.
- Categorías de Rutina. Productos dedicados a brindar valor constante y competitivo para las necesidades diarias del cliente.
- Categorías Temporales. Productos que no se adquieren con regularidad, pero pueden marcar un elemento diferenciador con la competencia en determinados momentos.
- Categorías de confort. Productos que completan el stock (poco habituales) y pueden generar buenos márgenes de beneficio.
Estrategias y planificación
Mientras que el rol de categoría determina la profundidad de una gama de productos, las estrategias determinan el enfoque de dicha gama de productos. Las estrategias mejoran las fortalezas de la categoría, combatiendo las amenazas y creando oportunidades afines a sus características. Dentro de las estrategias se incluyen las tácticas de acción, que son responsables de facilitar las mejores alternativas para lograr una estrategia específica basada en el rol que desempeña cada categoría, subcategoría, súper grupo.
Para finalizar, el proceso de implementación del Category Management debe estar basado en una correcta y muy detallada planificación, que se asegure un análisis óptimo de la operación, la correcta priorización de categorías y sub-categorías, así como la mejor mezcla entre los costos y los ingresos. Además, siempre deben estar contemplados los recursos humanos y tecnológicos necesarios para su estructuración, mantenimiento y mejora continua.
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